Juha Porkka, partner, Business Performance Oy

Palautteen antaminen koetaan usein vaikeana.

Vastaanottajaakin saattaa kuumottaa, jolloin puolustusmekanismit iskevät päälle.

Asiakkaallani aloitti uusi esimies. Ensitöikseen hän halusi tietää, mitä tavoitteita henkilöstölle oli asetettu. Nopeasti selvisi, että ihmiset eivät tienneet niitä tai ne olivat epäselviä. Jonkun mielestä niitä ei ollut asetettu ollenkaan. Aiemman esimiehen mukaan ja yrityksen toimintatapoihin kuuluen tavoitteiden olisi pitänyt kuitenkin olla kaikkien tiedossa.

Tavoitteen tai sen merkityksen puuttuminen on keskeisenä syynä huonolle palautekulttuurille.

Vastaava tilanne on valitettavasti todellisuutta monessa organisaatiossa.  Ilman konkreettista tavoitetta on vaikeaa tietää, miten hyvin henkilö on suoriutunut tehtävästään. Tämän vuoksi asiallisen palautteen antaminen on mahdotonta.

Tyydytäänkö yrityksissä liikaa siihen, että johto on asettavinaan tavoitteet ja henkilöstö on toteuttavinaan niitä? Entä miksi tavoitteiden asettaminen ja niihin sitoutuminen on niin vaikeaa?

Sitoutuminen on hankalaa, jos tavoitteisiin ei pääse itse vaikuttamaan, ne ovat ylimalkaisia, tai niitä on ihan mahdotonta saavuttaa, tai vastaavasti ne ovat niin helppoja, että saavuttaminen ei tunnu miltään.

Epäselvyyksiä syntyy, jos tavoitteita ei ole kirjoitettu mihinkään ylös, ja johtaminen on hankalaa, jos tavoitteet ovat pelkkiä lukuja.

Usein kiinnitetään liikaa huomiota palkitsemiseen. Sen sijaan tavoitteita pitäisi käyttää normaalina johtamisen välineenä, jolla ohjataan toimintaa oikeaan suuntaan. Hyvästä suorituksesta kannattaa silti palkita.

Sitouttavien tavoitteiden asettamisessa kannattaa pyytää henkilöitä itse kuvaamaan, mitä onnistuminen heiltä vaatii. Itse asetetut tavoitteet ­sitouttavat, mutta esimiehen on huolehdittava, että tavoitteet toteuttavat strategiaa.

Tavoitteen toteutuminen on aina seuraus jostakin tekemisestä. Tavoite pitää siis purkaa tehtäviksi: näitä asioita tekemällä tavoitteet toteutuvat. Tämä auttaa myös ymmärtämään, mitä asioita ei tehdä. Sekin on joskus tärkeää!

Älä seuraa tavoitteita, vaan ole valmentaja.

Johda tavoitteiden ja toimenpiteiden toteutumista. Kun olet kentän laidalla, näet suorituksen paremmin kuin johtaja, jonka aika riittää vain tulosten seurantaan.

Sen kummemmin korjaavaa kuin palkitsevaakaan palautetta on turhaa säästellä johonkin tulevaisuuteen.

Palautteen antaminen koetaan usein vaikeana. Sen vastaanottajaakin saattaa kuumottaa, minkä vuoksi puolustusmekanismit iskevät päälle. Edellä mainitulla tavalla toimien palautteen anto kuitenkin helpottuu.

Kun tavoitteet ja toimenpiteet on sovittu ja kuvattu, asialliselle palautteen antamiselle ja vastaanottamiselle on matalampi kynnys kaikille osapuolille, ja organisaatio voi paremmin.

Kirjoittaja Juha Porkka

Kirjoitus pohjautuu Kauppalehden artikkeliin, joka julkaistiin lehdessä ja verkossa 26.8.

Alkuperäinen artikkeli täällä:

Kauppalehti

Lue lisää ja ilmoittaudu nyt 23.10.2019 toteutettavaan koulutukseen:

Valmenna tiimisi ja organisaatiosi saavuttamaan tavoitteet (1 pv) 

Lisätietoja:

Koulutusassistentti Jenni Liuski

jenni.liuski@eventium.fi, 040 237 9673