Tiedonohjaus ja arkistonmuodostus organisaatiossa (1 pv)

Tiedonhallintaa vai pakollista arkistointia?

Arkistointi tuntuu olevan ongelma monessa yrityksessä ja organisaatiossa. Tieto makaa tietojärjestelmillä paperiasiakirjojen lisäksi. Mitkä ovat säilytysajat? Mitä ovat elinkaaret eri dokumenteilla? Miten tiedolla johdetaan ja mikä on pakollista tai järkevää arkistointia?

Tiedonhallinta on organisaation hankkiman, tuottaman, käyttämän ja säilyttämän tiedon hallintaa. Hyvin hallinnoidulla tiedolla voidaan edistää organisaation tuottavuutta, parantaa palveluja.

Kenelle
Johto ja esimiehet, asiantuntijat eri toimintayksiköissä, henkilötietojen ja rekisterien parissa toimivat, erityisesti HR-, talous- ja palkanlaskentahenkilöstö.

Hyödyt
Saat tiiviin tietopaketin ja vinkkejä, mitä sinun pitää tietää, tehdä ja huomioida liittyen arkistointiin ja tiedonhallintaan. Saat kokonaisnäkemyksen siitä, mitä, milloin ja missä – ja kenelle nämä tehtävät kuuluvat.

Näitä asioita ovat mm seuraavat:
– Yrityksen tulisi laatia ohje tiedonohjaukseen eli sähköisten ja paperisten asiakirjojen arkistointiin ja arkistonmuodostukseen.
– Tiedonohjaussuunnitelma ja/tai arkistosuunnitelma ovat avainasemassa.
– Ensimmäiseksi täytyy täyttää lakisääteiset velvoitteet. Esimerkiksi kirjanpidon tositteita on säilytettävä kuusi vuotta. Toiseksi organisaation sidosryhmät tarvitsevat historiatietoa esim. taloudesta, henkilöstöhallinnosta ja muista eri toiminnoista.
– Arkistointi määrittelee tai vastaa kysymykseen onko jokin asia tehty vai ei. Asiakirjat on tuhottava tai arkistoitava, kolmatta vaihtoehtoa ei ole.

Kouluttaja 
Jarkko Koivuniemi on kouluttanut vuodesta 1990 lähtien tieto- ja teknologia-aiheita unohtamatta toiminnan kehittämistä. Laaja-alainen kokemus eri sektoreilla, toimialoilla ja osaamistasoilla.

Yrityssektori, julkinen sektori, kolmas sektori. Paljon julkisoikeudellisia toimijoita, eri kokoiset yritykset ja järjestöt.

Jarkko Koivuniemi on kokenut asiantuntija ja suosittu kouluttaja.

Palautetta aiemmista koulutuksista:
– ”Selvästi paljon osaamista. Esitystapaa helppo seurata, termistö kansan kieltä.”
– ”Kiitos! Selkeä ja monipuolinen esitys, hyvin otit mukaan myös meidät kouluttautujat ja kysymyksemme.”
– ”Vähän etukäteen pelkäsin, onko koulutus monotoninen ja sen vuoksi puuduttava. Näin ei kuitenkaan onneksi ollut, vaan kouluttaja piti väen hyvin hereillä elävällä kerronnallaan.”
– ”Kouluttajalla hyviä esimerkkejä. On aina kiva kuunnella ihmistä joka osaa asiansa.”
– ”Haluaisin ehdottomasti lisää juuri tämän tyyppistä koulutusta tai jatkoa tälle, mielellään myös samalta kouluttajalta.”
– ”Webinaari toimi moitteettomasti ja kouluttajan asiantuntemus oli loistava”
– ”Hyvä kouluttaja piti hereillä pienillä mukaanotoilla”
– ”Selvensi ajatuksia kokonaisuudessaan.”
– ”Kokonaisuudessaan hyvä paketti!”
– ”Koulutus oli todella hyvä, täyttä asiaa koko koko pv. Kouluttaja hyvä ja todella asiantunteva. Reagoi kuulijoiden kysymyksiin nopeasti.”

Tämä etäkoulutus toteutetaan Zoomilla, joka toimii etävalmennuksena mukavasti. Pidämme taukoja riittävästi. Voit kysyä ja kommentoida päivän aikana. Saat lisätietoa Osallistumisohjeessa, joka lähetetään sinulle sähköpostitse ennen koulutusta.

Aikataulu

8.45 Yhteyksien tarkistus
9.00 Koulutus alkaa
11.30 – 12.15 Lounastauko
– Pidämme lyhyitä taukoja sopivissa kohdissa
15.30 Koulutuspäivä päättyy

Ohjelma

Julkinen vs yksityinen sektori

Asiakirjahallinto
– Arkistointi vai hävittäminen?
– Asiakirjojen käytettävyys
– Metatiedot

Sähköisen toimintaympäristön tiedonhallinta
– Tiedonohjaussuunnitelma (TOS)
– Tiedonhallintamalli
– Sähköiset käsittelyprosessit

Tietojärjestelmät ja tietojen hallinnan automaattinen ohjaus
Tiedonhallinnan laatu
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne

Arkistonmuodostaminen
– Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) ja asiakirjahallinnon toimintaohjeet
– Paperisten asiakirjatietojen käsittely ja säilyttäminen
– Erityislainsäädäntö
– Arkistomuodostajan ja asiakirjojen säilytysajat sekä -tavat
– Asiakirjahallinnon toimintaohjeita

Master data -ajattelu
Rajapinnat
Turvallinen tiedonhallinta

Aikaa kysymyksille

Koulutuspaikka:
Verkkovalmennus 

Ajankohta: 
26.10.2022 klo 9.00 – 15.30

Osallistumismaksu:
597 euroa / hlö (+ alv 24%). Valmennukseen sisältyy sähköinen koulutusmateriaali sekä tallenne, joka on koulutuksen jälkeen kahden viikon ajan osallistujien katsottavissa.

Ryhmäetuhinnat:
samasta organisaatiosta kaksi osallistujaa: 557 euroa / hlö (+ alv 24%), kolme tai useampi osallistujaa: 497 euroa/ hlö (+ alv 24%).

Myös tiimi- sekä yritys- ja organisaatiokohtaisena, pyydä tarjous!

Ilmoittautumisen peruutusehdot:
Peruutus on ilmoitettava viimeistään 8 päivää ennen koulutustilaisuuden alkua. Myöhemmin tehtävistä peruutuksista veloitetaan 50% koulutustilaisuuden hinnasta. Mikäli osallistumista ei peruuteta lainkaan, veloitetaan koko koulutustilaisuuden hinta. Esteen sattuessa koulutuspaikan voi luovuttaa toiselle samassa organisaatiossa työskentelevälle henkilölle.