Kirjoittaja, Oili Valkila, on suomen kielen ja puheviestinnän maisteri, logonomi ja MHT. Hän on kerännyt laajan kokemuksensa pääasiassa viestinnän ja tiedottamisen tehtävissä niin palkkatyössä kuin yrittäjänäkin, muun muassa kaksi vuosikymmentä toimittajana. Valmentajana hänen keskeisimmät asiantuntemusalueensa ovat tekstin tehokkaan tuottamisen taito, esiintymistaito sekä työyhteisötaidot. Hän on julkaissut mm. kirjat Loista kirjoittajana, Loista puhujana sekä Hanki ihana, peloton elämä.

Puolituttu insinööri tuli taannoin esimiesviestintäkurssini tauolla kertomaan ilouutisen: 

Hän oli vihdoin päässyt vaativaan esimiesasemaan voimakkaasti kasvavassa, kansainvälisessä yhtiössä. Tehtävä oli kuitenkin haastava, sillä toimipaikat olivat ympäri maata ja Keski-Euroopassakin kaksi. Esimiestyö piti saada onnistumaan lähes kokonaan virtuaalisena, koska organisaatiolla ei juuri ollut liikoja resursseja lähitapaamisiin.

Hän ihmetteli, miten etäväkeään voisi motivoida, miten antaa palautetta ja viestiä muista vaativista asioista, kun viestin sanaton puoli ei näy. Miten tutustua ja tutustuttaa?

Miten luoda tiimiläisille tarpeellista arvostuksen ja turvallisuudentunnetta?

Vaikka onkin helppo ymmärtää, ettei organisaatiolla ole resursseja kohtauttaa monipaikkaisia tiimejä monta kertaa vuosittain, on kuitenkin tärkeää, että toisilleen outo, uusi tiimi tapaisi edes alussa enemmän tutustuakseen. Kun toisiaan tunnetaan edes vähän, voi tuttuus syventyä virtuaaliyhteyksissäkin. Me-tunnetta ei pääse syntymään, jos kokemus toisista on olematon.

Jos viestintä ja yhteinen vuorovaikutus tökkii, alkavat melko varmasti heikentyä työtehtävien priorisointi, osaaminen ja sen kehittäminen, valta- ja vastuukysymykset, rajojen luominen työ- ja vapaa-ajalle, työn etenemisen seuranta…

Se puolestaan murentaa työyhteisön sitoutumista ja motivaatiota. Ja silti organisaatioilla on varaa olla kohtauttamatta väkeään?! Virtuaaliyhteydet säästävät matkakuluja ja aikaa monilta, mutta pitäisikö säästyneistä euroista käyttää vähän enemmän kohtaamisiin?

Mitä tehdä esimiehenä tällaisessa tilanteessa?

On tärkeää, että pidät yhteyskynnyksen matalana. Viesti, että sinuun saa ottaa tarvitessaan yhteyttä. Kerro myös millä kanavalla mieluiten.

Järjestä vuorovaikutustilanteita riittävästi, enemmän kuin lähitiimeissä. Järjestä tärkeiden, hyvin ohjattujen virtuaalipalaverien lisäksi säännöllisesti myös juttupalavereita. Niissä on lupa nostaa esiin mitä asioita tahansa, myös työn ulkopuolisia. Pääasia on, että ne ovat epämuodollisia. Ikään kuin seisoskeltaisiin kahviautomaatilla turisemassa. Niissä tule vähitellen tietoiseksi asioista ja fiiliksistä, jotka jäisivät virtuaaliyhteyksissä kuulematta.

Kysy ja kuuntele.

Soita säännöllisesti tiimiläisillesi, yhdelle kerrallaan. Aisti tunnelmaa, rohkaise ja osoita huomanneesi työn ja sen tulokset. Korjaava palaute annetaan mieluiten kasvokkain, mutta jos se ei ole mahdollista, tehkää se videoyhteydellä tai puhelimessa, varaten sille ja palautekeskustelulle riittävästi aikaa. Pystyyn kuunneltu ihminen on tyytyväinen ja tuntee turvallisuutta, mikä on merkittävä motivoiva tunnetila työssä.

Vaikka tunteet välittyvät pääasiassa sanattomasti, koeta sanallistaa omat tunteesi. Kerro, miltä tuntuu – ja kysy. Esimiestyön virheistä 75 prosenttia liittyy tunteiden käsittelyyn.

Tiimiläisesi ovat varmasti hyvin erilaisia. Ehkä joku on niin introvertti, että olisi tyytyväisempi, jos keskustelet hänen kanssaan sähköpostitse.

Huumori on yksi tärkeimpiä työkaluja esimiespakissa.

Joskus yhteinen huumori auttaa käsittelemään myös muuten hankalia asioita ja selviytymään niistä. Huumori ja leikki luovat myös niitä me-hengen aineksia, joita kipeästi tarvitaan virtuaalisessa johtamisessa.

Siinä on kovasti vaatimuksia esimiehelle. Ehkä esimiehen on kuitenkin tärkeintä olla inhimillinen ihminen niin kuin muidenkin – ja osoittaa se.

Kirjoittaja Oili Valkila

Lue lisää aiheesta, ja ilmoittaudu ajankohtaiseen koulutukseen täältä

Haluatko oppia olemaan vaikuttavampi esimies? Ilmoittaudu täällä