Artikkeli siitä, tuliko tilasuunnittelijasta radikaali fasilitaattori – Voiko oppeja soveltaa suunnittelutyössä?

Kirjoittaja, Teija Anttila-Minkkinen on Metropolia ammattikorkeakoulun muotoilusta, sisustusarkkitehtuurin linjalta pian valmistuva 32-vuotias nainen. Hänellä on taustanaan yli kuuden vuoden työkokemus tilasuunnittelutöistä arkkitehtitoimistossa Helsingissä, ja intressi tehdä fasilitointityötä tulevaisuudessa. Hän osallistui Eventiumin järjestämään päivän kestävään toiminnallisen fasilitoinnin koulutukseen. Tuleva fasilitaattori kertoo tässä artikkelissa oman koulutuskokemuksensa, ja summaa mitä ajatuksia se herätti hänessä tilasuunnittelijan näkökulmasta.

Mitä, missä, milloin?

Kurssi: Radikaali fasilitointi – toiminnallisen valmennuksen next step (1 pv) Business Meeting Park Campus, Helsinki, syksy 2017.

Kyseessä on intensiivinen koko päivän kestävä koulutus. Harjoitukset antavat minulle keinoja yhdessä tekemiseen, innovointiin ja tulosten käsittelyyn. Määritämme yhdessä osallistujien kesken päivän agendan, siihen sisällytetään peruskäsitteiden lisäksi myös osallistaminen. Ryhmään kuuluu kuusi erilaisista taustoista tulevaa ihmistä. Teemme yhdessä paljon pienryhmä/-parityöskentelyä ja suoritamme tulosten purkua koko ryhmän kesken. 

Heti aamusta alkaen tuntuu siltä, että koulutus tulee sisältämään hyödyllistä asiaa ja tärkeitä vinkkejä. Paikalla on kouluttaja Jani Turku, joka opastaa ja vastaa kysymyksiimme. Opin päivän aikana paljon, mutta käytännön soveltamista omaan työhöni yritän vielä pohtia tarkemmin. Se ei tunnu niin yksinkertaiselta tai helpolta. Jaan koulutuksen tiimoilta syntyneet oivallukset ja päivän opeista mielestäni tärkeimmät. Niistä on varmasti minulle apua, ja toivon mukaan myös tämän artikkelin lukijalle.

Mikä jana?

Minulla on kunnianhimoinen tavoite tehdä vetämistäni tilaisuuksista tulevaisuudessa mielenkiintoisia, hyödyllisiä ja tehokkaita. Koulutuksessa kerroin tämän sijoittumalla fyysisesti huoneeseen piirretyn kuvitteellisen janan loppupäähän. Tällä tavoin vastasin Janin kysymykseen: Miten hyvä fasilitaattori haluan tulevaisuudessa olla? – Huippuhyvä! Rehellisyyden nimissä, en ainakaan vielä tiedä keinoja tähän. Helposti jo alkumetreillä urautuu johonkin aiemmin käytettyyn järjestetyn tilaisuuden kaavaan, kuten vaikka kokouskäytäntöön. Vaikka itsekin huomaan, että parantamisen varaa olisi, en silti löydä keinoja muuttaa tilannetta. Samalla ymmärrän, että toiminnallinen ja moniaistillinen vastaus jana-kysymykseen jää eri tavalla mieleen. Odotan innolla koulutuspäivän antia.

Miksi kurssille?

Haluan soveltaa kurssia työympäristöjen tilasuunnittelun näkökulmasta. Pidän ihmisten kanssa työskentelystä ja tämänkaltaisesta vaihtelusta työnkuvassani. Tarvitsen uusia työkaluja tulevaan sisustusarkkitehdin työhön, joka suunnittelutyön tai suunnittelupalaverien lisäksi sisältää toisinaan erilaisten työpajojen ja fasilitointi-tilaisuuksien suunnittelua, järjestämistä ja vetämistä asiakkaille ja erilaisille työyhteisöille.

Ideoinnin ja fasilitointiprosessin hahmottaminen

Jotta voi kehittyä fasilitoinnissa, täytynee ensin ymmärtää paremmin käsitteitä ja astua syvemmälle maailmaan, joista työympäristöissä ympärilläni tällä hetkellä kuhistaan. Nykyäänhän suunnittelualalla lähes kaikki projektinvetäjät fasilitoivat, asiantuntijat ovat itse fasilitoitavina ja työkaverit kertoilevat kahvitauolla leikkineensä kokouksissa ja workshopeissa. Mitä fasilitoiminen tarkoittaa?

Fasilitointi on yhteistoiminnan ja ryhmäprosessien suunnittelua ja toteuttamista. Ryhmätilanteet ja luovuus valjastetaan siinä yhteiseen tekemiseen, ja fasilitoinnissa yhdistyy yksilötyön ja työpajan edut.

Jani esitteli ryhmälle fasilitointiprosessin ABCD-perusraamit, johon sisältyy taidot + menetelmät + purku + mindset. Pidän siitä, että löytyy selkeitä tapoja ja kaavioita, joiden ympärille prosessi rakentuu. Jokainen tilaisuus, kokous tai työpaja on erilainen, mutta saman rungon ympärille voidaan valita menetelmät eri syistä ja fasilitoinnin eri vaiheisiin. Vaiheiden tulee edetä loogisesti A:sta D:hen, sillä ne kaikki ovat tärkeitä. Päämäärän on aina oltava selvä ja realistinen suhteutettuna käytössä olevaan aikaan ja resursseihin. Näin mahdollistetaan fasilitoinnin onnistuminen.

Mikä on toiminnallisten harjoitusten tarkoitus?

Jani avasi fasilitoinnin saloja kertomalla, että joskus ihmiset yksinkertaisesti tarvitsevat turvallisen leikin verhon ympärilleen. Verhon avulla päästään puhumaan oikeista asioista ja nostetaan vaikeatkin aiheet ryhmässä esiin. Leikin ja toiminnallisen harjoituksen tarkoitus on virittää aivot ja ryhmä oikeanlaiseen tilaan tai tunnelmaan. Avata näkymättömät lukot. Leikkiminen ei tällöin ole turhaa puuhaa, kun se tehdään ryhmän turvallisuudentunne ja ennakkoasenteet huomioiden.

Toiminnallisten harjoitusten avulla saadaan purkutilanteissa paljon tietoa ihmisiltä. Esimerkiksi suunnittelupalaverissa voidaan saada ihmisistä ulos parhaimmat ja luovimmat ideat tehokkaasti. Pohdin, miten minä voisin fasilitoijana tuoda oman organisaation suunnittelukokoukseen tai tilasuunnittelun työpajaan uutta rakennetta. Kun ollaan esimerkiksi jumiuduttu ajatustyössä, eikä keksitä mitään uutta – toiminnallisin menetelmin suunnittelutyö lähtee taas käyntiin.

Koska ihmiset ovat erilaisia, tarvitaan erilaisia menetelmiä, jotta voimme löytää oikeanlaisen avaimen kunkin persoonan ajatusten esiin tuontiin. Fasilitaattorin pitää osata lukea ryhmää, eikä tehdä menetelmistä liian epämukavia. Joillekin irti päästäminen ja heittäytyminen ovat erityisen haastavia asioita.

Tärkeä tieto koulutuksessa oli se, että hyvä fasilitaattori kommunikoi ja perustelee menetelmänsä ryhmälle, jotta ryhmä oivaltaa mitä on itse juuri tehnyt. Uskon, että epäluulo vaihtuu intoon, kun uskalletaan kokeilla uutta. Sain paljon uutta oppia päivän aikana. Herkällä korvalla ryhmää kuuntelemalla, menetelmiä voi soveltaa sopivin ja erilaisin keinoin. Erityisesti liikkuminen tilassa ja penkistä ylösnouseminen näyttivät vaikuttavan ilmapiiriin merkittävästi.

Fasilitaattori vs. radikaali fasilitaattori

Olen oppinut, että perinteisen fasilitoijan tulee olla sisältöneutraali. Hänen tehtävänään on ohjata ryhmää itse löytämään etsimänsä vastaukset kysymyksiin. Luopumalla kontrollista fasilitaattori antaa ryhmän viedä itsensä maaliin ja kokea aidon onnistumisen tunteen. – Ohjaus tapahtuu ryhmän ehdoilla, oli sitten kyse taukojen tarpeesta ja pituudesta, tai erilaisten persoonien huomioinnista ryhmätyöskentelyssä.

Luulen, että minulle on vaikeaa päästää hallinnan tunteesta irti ja olla neutraali. Seuraavaksi tulee siis osittain hyviä uutisia. Radikaali fasilitaattori ei usko neutraaliuteen. Radikaali fasilitoija voi ottaa kantaa sisältöön, mutta tekee sen läpinäkyvällä tavalla. Selkeä ja rehellinen kommunikointi on ryhmätyöskentelyssä äärimmäisen tärkeää. Radikaali fasilitaattori on aina oma itsensä, kannustaa ja on rohkea erilaisten menetelmien käyttämisessä. On tärkeää selvittää oma roolini ohjattavalle ryhmälle ja ennen kaikkea itselleni. Kurssin kuvauksessa sanotaan, että radikaalin fasilitoinnin menetelmät tähtäävät täyttämään tyhjiötä, joka jää tavallisesta fasilitoinnista.

Mitä se vaatii minulta, jotta pystyn oikeasti esittämään radikaaleja ja leikkimielisiä tapoja fasilitoidessa? Ihmiset eivät ehkä kuitenkaan ole tottuneet sellaisiin toimintatapoihin. Todennäköisesti he katsovat minuun epäuskoisesti, jos pyydän heitä nousemaan tuoleistaan leikkimään. Kouluttaja Jani Turku kannustaa Ideapakan korteista löytyvien menetelmien käyttöön. Juuri tästä syystä kyseessä on ”radikaali fasilitointi”- kurssi. Uusiin asioihin tartutaan ennakkoluulottomasti ja rohkeudella. Työskentely ei saa olla liian vakavaa. Koulutuksessa puhuttiin siitä, kuinka jokainen meistä on kokenut, kuinka yhdessä nauraminen vapauttaa tunnelmaa. Itseluottamukseni kasvaa hieman.

Fasilitaattorista tulee eksekuuttori

Oivalsin, kuinka ratkaisut löytyvät hyvin suunnitellusta, kommunikoidusta ja fokusoidusta fasilitoinnista. Oma roolini voi siinä olla sekä asiantuntija, fasilitaattori että toteuttaja.

Näen fasilitaattorin roolin omassa työnkuvassa tai ulkopuolisen fasilitoijan osana suunnittelutyöryhmää enenevässä määrin tulevaisuudessa. Fasilitaattorin tehtävä on ohjata ryhmää löytämään keinot ja ratkaisut itse. Täten ryhmä sitoutuu omiin ratkaisuihinsa eri tavoin, kuin jos ne tulisivat ulkopuolelta tai ylhäältä käsin. Uskon siihen, että ryhmän sisältä voidaan löytää ne avainasiat, mitä kultakin työympäristöiltä tarvitaan. Löytyy ensiarvoisen tärkeää tietoa siitä, mitä kenenkin työ vaatii ollakseen sekä tehokasta ja mielekästä.

Tehtäväni radikaalina fasilitoijana on esittää mahdolliset ennalta määritetyt lait tai raamit, jotta työskentely voi alkaa. Ryhmälle on annettava tilaa, mutta samalla selkeä päämäärä ja raamit ohjaavat työskentelyä. Tilasuunnittelun ammattilainen hyppää esiin vasta prosessin loppuvaiheessa, sillä silloin hänellä onammattitaito viedä tämä tieto konkreettiseksi toteuttamiskelpoiseksi suunnitelmaksi. Lopussa hän varmistaa, että ne

suunnitelmat toteutuvat.

On mahtavaa olla sisällä projektissa perinpohjaisesti ja sisäistää lähtötiedot jo ennen suunnittelun alkua. Toisaalta on haastavaa toimia monessa eri roolissa, enkä halua ylikuormittaa itseäni tai haukata liian suurta palaa. Toteutustapaa täytyy hioa ja suunnitteluryhmässä vaihdella rooliaan tapauskohtaisesti.

Epävarmuus ja epäonnistumisen uhkat ovat olemassa

Koulutuksessa puhuimme myös erilaisista ennakkoasetelmista, asenteista ja fasilitoinnin ongelmista.

Joskus ihmiset kokevat ymmärrettävistä syistä, että heidän aikaansa on haaskattu tai heitä on johdettu harhaan. Mietin, että mitä teen, kun kohtaan yllättäviä epämukavia tilanteita tai fasilitointitilaisuus uhkaa epäonnistua? Ajattelen tämän koulutuksen jälkeen, että kokemusta kartuttamalla ja asiantuntija- ja fasilitaattoriroolien selkeyttämisellä pystyn aina hallitsemaan myös haastavat tilanteet, ja pitämään fokuksen oikeassa paikassa. Jos lähtötilanne vaikuttaa huonolta, täytyy sanoa suoraan, mitä itse ajattelee ja miettiä uudelleen mihin on lähdössä mukaan.

Soveltaminen omassa työssäni tai elämässä yleensä

Voidaanko yhdessä tekemällä luoda parempia työympäristöjä? Onnistumisen kaava lienee siinä, että osallistetaan tilojen käyttäjät koko suunnitteluprosessiin, ollaan avoimia ja kuunnellaan aidosti mitä ihmisillä on sanottavanaan. Varataan riittävästi aikaa. Koulutus tarjosi menetelmiä, työ tarjoaa käytännön kokemuksia tulevaisuudessa niistä. Tilaaja, budjetti ja ympäristö antavat myös raameja ja suunnittelijan on löydettävä tasapaino kaiken sen välillä.

Ryhmätyöskentely on aina sopinut tilasuunnitteluun monella eri tasolla. On kyse sitten omasta työryhmästä, muiden suunnittelijoiden tai asiakkaan kanssa työskentelystä. Löysin koulutuksessa ennestään tuttuja ja uusia toimintamenetelmiä ryhmien ohjaukseen. Olen huomannut, että ryhmien työskentelyä voi tehostaa ja tehdä mielenkiintoisimmiksi fasilitoinnin keinoin. Uskon siihen, että toiminnalliset menetelmät, joihin liittyy tekeminen, liike ja aktivointi johtavat monipuoliseen, vuorovaikutteiseen ja sopeutuvaan ryhmätyöskentelyyn oikealla tavalla hyödynnettyinä.

Lopuksi

Koulutuspäivä oli antoisa ja hauska. Opimme, että radikaalissa fasilitoinnissa radikaalius tarkoittaa uskaltamista fasilitoijalta, luottamista itseensä ja kykyyn kuunnella ryhmän tarpeita. Fasilitointi viedään perustasoa pidemmälle ja taidot karttuvat kokemuksen myötä. Menetelmiä on kerätty eri puolilta taidekasvatuksesta improvisaatio-teatteriin. Ne vaikuttavat toimivilta, kun vaiheet aloituksesta purkuun tehdään ajatuksella, ja osataan hyödyntää oikeita menetelmiä oikeissa paikoissa. Tilaisuuden suunnittelu, materiaalit ja vaiheistus ovat keskeisiä. Fasilitaattori pitää kiinni aikataulusta, muistaa pitää riittävästi taukoja ja opettaa ryhmää ryhmätyöskentelyyn kannustamalla ja rohkaisemalla. Päivä oli toteutettu näitä periaatteita esimerkillisesti noudattaen.

Olen nyt askeleen lähempänä itseäni tulevaisuuden fasilitaattorina kuvitteellisella janalla. Seison käytännössä vasta janan alkupäässä. Jään mielenkiinnolla odottamaan mitä tulevaisuus tämän suhteen minulle antaa, ja kuinka paljon tämän tyyppiselle suunnitteluprosesseihin yhdistetyllä radikaalilla fasilitoinnilla on kysyntää.

Seuraava Radikaali fasilitointi -koulutus järjestetään tammikuussa:

https://www.eventium.fi/koulutus/radikaali-fasilitointi-toiminnallisen-valmentamisen-next-step-1-pv/